Unbesetzter Arbeitsplatz

Die Top-5-Produktivitätskiller im Büro – und wie Sie sie vermeiden können

Das Portal Wrike hat es sich in einem Report zur Aufgabe gemacht, herauszufinden, welche Umstände in deutschen Büros Mitarbeitern besonders stark zusetzen und sich als Produktivitätskiller bemerkbar machen. Wir stellen Ihnen die Top-5-Produktivitätsskiller vor und haben gleichzeitig Tipps, wie Chefs und Mitarbeiter dagegen ankämpfen können.

  1. Zu viele Dinge gleichzetig erledigen

Die To-Do-Listen in deutschen Büros sind oft mit etlichen Punkten bestückt – da kann der Überblick sehr schnell verloren gehen. Innerhalb des „Wrike Digital Work Report 2016“ haben zahlreiche Deutsche angegeben, dass das Erledigen von zu vielen Dingen auf einmal der Produktivitätskiller Nummer eins ist. Um dagegen anzukämpfen, sind das richtige Priorisieren und ein gutes Zeit- und Selbstmanagement sehr wichtig. Aufgabe von leitenden Führungskräften sollte deshalb eine klare Struktur in der Aufgabenverteilung sein, die der Mitarbeiter verfolgen kann. Generell sollten Mitarbeiter aus einem Bereich nicht unterschiedliche To-Do-Listen führen, das führt zu Verwirrung und im schlimmsten Fall sogar zu Doppelarbeit. Das Filtern der Aufgaben spielt ebenfalls eine große Rolle. Mitarbeiter können hier aktiv gegen den Produktivitätskiller ankämpfen, indem sie den folgenden Satz beherzigen: „Der größte Fehler im Zeitmanagement ist es, Aufgaben (gründlich und perfekt) zu tun, die gar nicht getan werden müssen!“ (Dr. Martin Kegel)

Weiterführend gibt es unzählige Methoden zur Priorisierung von Aufgaben. Neben der ABC-Analyse und der Eisenhower-Matrix existiert mit dem Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel) ein sehr einfacher Leitsatz, der, bei korrekter Umsetzung, den Arbeitsalltag im Büro sehr stark erleichtern kann: „80 Prozent der Ergebnisse können mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.“ Oftmals sind die kleineren Aufgaben die aufwendigsten. Gleichzeitig wiegen sie nur 20 Prozent der Gesamtaufgaben. Sie können also, wenn Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, die meiste Arbeit sofort wegschaffen. Kleinigkeiten sollten ohnehin durchpriorisiert, delegiert oder auch gestrichen werden. Dinge gleichzeitig erledigen ist sehr unproduktiv und sorgt nur dafür, dass alle Aufgaben zwar berücksichtigt werden, diese aber womöglich durchschnittlich bis schlecht erledigt wurden. Im Zweifel hilft ein Gespräch mit dem Team oder dem Vorgesetzten. Doch dazu später mehr in Punkt vier.

  1. Zu viele E-Mails sind Produktivitätskiller

Die Deutschen fühlen sich von zu vielen E-Mails aus der Bahn geworfen. Verständlich, bei der enormen täglichen Flut an elektronischer Post. Auch hier ist das Priorisieren wichtig. Folgende Fragen sollten gestellt werden: „Muss ich diesem Kunden jetzt sofort antworten oder wird er auch bis heute Nachmittag warten?“, „Muss ich das Angebot heute bestätigen oder reicht es aus, wenn ich dem Lieferanten morgen antworte?“ Generell lohnt es sich schon, einen ordentlichen Spam-Filter zu haben, damit die meisten E-Mails gar nicht erst durchgelesen werden müssen. Die Parameter für den Spam-Filter lassen sich für gewöhnlich in den meisten E-Mail-Programmen unter den Einstellungen festlegen. Wenn bei Ihnen noch zu viel Werbung durchkommt, können Sie das Aussortieren der Junk-Mails hochstellen.

Um zügig auf E-Mails zu antworten, lohnt sich außerdem das Erstellen von Templates für jeden Fall, der in Ihrem Büro-Alltag auftreten könnte. So können Sie schnell per Copy-and-Paste arbeiten und müssen nur noch den Namen und spezifische Passagen in der E-Mail ändern. Aber aufgepasst: Wenn das Template lückenhaft oder gar mit falscher Anrede versendet wird, macht das einen sehr unprofessionellen Eindruck. Nutzen Sie außerdem die farbigen Priorisierungsmöglichkeiten in Ihrem Mail-Programm. So verlieren Sie nie den Überblick. Der letzte Tipp ist: Räumen Sie Ihr E-Mail-Postfach regelmäßig auf. Das verringert nicht nur E-Mail-Leichen, sondern bringt beim morgendlichen Öffnen der Mails auch ein gutes Gefühl.

  1. Zu viele ineffiziente Meetings

Es gibt wohl nichts Schlimmeres als ein langes Meeting, aus dem die Mitarbeiter unzufrieden und nicht „schlauer“ als vorher rausgehen. Das Gefühl der Sinnlosigkeit macht sich breit und der Druck, die wirklich wichtigen Aufgaben noch erledigen zu müssen, sind echte Produktivitätskiller. Achten Sie als Mitarbeiter deshalb auch während des Meetings darauf, dass der Faden nicht verloren geht. Schlagen Sie Ihrem Vorgesetzten einen „Beauftragten für Meetings“ vor, der sich die Tagesordnung vor dem Meeting genau ansieht und beim Abschweifen zügig einlenken kann.

Als Führungskraft sollten Sie Meetings nur einberufen, wenn es wichtige Punkte mit dem gesamten Team zu besprechen gibt. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter, die an der Sache nicht direkt beteiligt sind, dem Meeting nicht beiwohnen müssen. Sollten Sie in einem bestimmten Turnus Meetings einberufen, prüfen Sie regelmäßig, ob die Tagesordnung überarbeitet werden kann, und so eine Zeitersparnis möglich ist. Lassen Sie außerdem im Wechsel Protokoll führen, welches nach dem Meeting als Gedankenstütze (und Beleg der Notwendigkeit des Meetings) an die Teilnehmer ausgehändigt wird. So fühlt sich das nächste Meeting sicher nicht sinnlos oder ineffizient an.

  1. Schlechte Kommunikation mit dem Vorgesetzten oder Team

Kommunikation ist alles. Vielleicht kann man diesen Satz auf alle Probleme der Welt anwenden; aber gerade im Büro ist eine durchsichtige und aktive Kommunikation das A und O. Wenn vonseiten der Führungsetage zu wenig geredet wird und neue Arbeitsabläufe oder wichtige Änderungen nur zwischen Tür und Angel mitgeteilt werden, fühlen sich die Mitarbeiter schnell ahnungslos. Somit werden eigentlich gute Kräfte zu unsicheren Mitarbeitern, die sich nie sicher sein können, ob ihr Workflow noch der richtige ist. Außerdem vermeiden Sie gleichzeitig, dass die Kollegen unbewusst eine Gerüchte-Kette basteln, an der das letzte Glied ganz sicher nicht die richtigen Aussagen kennt. Nutzen Sie moderne Kommunikationsmöglichkeiten wie Chat-Systeme oder Verteiler-Listen, um regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter wichtige Mitteilungen nicht als erstes von Dritten erfahren – das ist nicht nur ein Produktivitätskiller, sondern lässt eine Kluft zwischen Chefs und Mitarbeitern entstehen. Sollten Sie als Mitarbeiter von mangelnder Kommunikation betroffen sein, können Sie dem entgegenwirken, indem Sie die Initiative ergreifen. Sprechen Sie Chefs und Kollegen aktiv auf das Problem an. Schlagen Sie Lösungen vor, die Ihrer Meinung nach einiges an der Situation ändern könnten. Vermeiden Sie möglichst das Besprechen Ihrer Probleme mit nur einer Vertrauensperson – es ist wichtig und normal, dass im Büro geredet wird; wer aber nicht aktiv gegen die Situation vorgeht, wird im Endeffekt nur unglücklicher.

  1. Nicht auffindbare Informationen

Ähnlich wie die mangelnde Kommunikation sind nicht auffindbare Informationen ein wahrer Produktivitätskiller. Das Suchen und Erfragen von Infos stört die Arbeitsabläufe in deutschen Büros und macht Mitarbeiter und Chefs unzufrieden. Mit Listen und Ordnern lassen sich Leitfäden, Änderungen und Termine gut nachhalten. Neue Abläufe und interne Workflows sollten nicht nur ausgedruckt und aufgehängt werden, sie sollten auch online zugänglich gemacht werden. Mittlerweile gibt es viele günstige aber auch kostenlose Cloud-Dienste wie Dropbox oder Google Docs, in denen sich ganz einfach Dokumente, Listen, Tabellen und Aufgaben einpflegen lassen. Mitarbeiter können so sehr einfach auf alle wichtigen Informationen zugreifen.

Gerade auch für neue Kollegen sind gepflegte Listen ein Zeichen von Struktur und geben eine gewisse Sicherheit. Das steigert gleichzeitig die Motivation und beschleunigt die Einarbeitung. Als Mitarbeiter sollten Sie auch hier wieder die offene Kommunikation suchen und am Ball bleiben. Machen Sie Kollegen und Chefs freundlich darauf aufmerksam, wenn nach einer Woche die neuen Abläufe, Kunden-Daten oder Termine immer noch nicht in das System eingepflegt wurden. Sollte sich nichts ändern, nehmen Sie das Zepter in die Hand, verschaffen Sie sich die Infos und tragen Sie sie ein. Ihre Kollegen werden Ihnen es vielleicht gleichtun.

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